Leantoro.com. Shrinkage adalah fenomena yang sering menjadi tantangan bagi bisnis, terutama dalam sektor ritel dan logistik.
Istilah Shrinkage merujuk pada perbedaan antara stok barang yang tercatat dalam sistem inventaris dengan jumlah barang yang sebenarnya ada di lokasi.
Perbedaan stok barang ini dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan jika tidak ditangani dengan baik. Untuk itu, memahami penyebab shrinkage dan cara mengatasinya sangat penting bagi kelangsungan bisnis.
Penyebab Shrinkage
Kesalahan Pencatatan Barang
Kesalahan dalam pencatatan barang adalah penyebab shrinkage yang paling umum. Hal ini bisa terjadi akibat human error saat memasukkan data ke dalam sistem, ketidaksesuaian antara jumlah barang yang diterima dengan jumlah yang dicatat, atau kesalahan penghitungan saat stok opname. Penggunaan sistem manual yang rentan terhadap kesalahan juga sering menjadi pemicu utama masalah ini.
Pencurian
Pencurian dapat dilakukan oleh karyawan (internal theft) atau oleh pihak eksternal seperti pelanggan (shoplifting). Internal theft sering kali sulit dideteksi karena pelaku memiliki akses langsung ke barang dan sistem. Sementara itu, shoplifting menjadi tantangan besar bagi toko ritel yang memiliki lalu lintas pelanggan tinggi.
Perusakan Barang
Barang yang rusak karena kelalaian atau kesengajaan karyawan juga dapat menyebabkan shrinkage. Misalnya, barang pecah belah yang tidak ditangani dengan hati-hati atau sabotase oleh karyawan yang tidak puas.
Barang Kedaluwarsa atau Tidak Layak Jual
Produk yang memiliki masa simpan terbatas, seperti makanan atau obat-obatan, berisiko menjadi penyebab shrinkage jika tidak dijual sebelum kedaluwarsa. Selain itu, barang yang rusak selama pengiriman atau penyimpanan juga dapat masuk kategori ini.
Kesalahan Pengiriman
Kesalahan dalam proses logistik, seperti barang yang hilang atau salah kirim, dapat menjadi faktor lain penyebab shrinkage. Masalah ini sering terjadi dalam rantai pasokan yang kompleks.
Cara Mengatasi Shrinkage
Meningkatkan Sistem Pencatatan dan Manajemen Stok
Solusi utama untuk mengatasi kesalahan pencatatan adalah dengan mengadopsi sistem manajemen inventaris berbasis teknologi, seperti perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem ini dapat membantu melacak barang secara real-time, meminimalkan human error, dan menyediakan laporan stok yang akurat. Pelatihan bagi karyawan tentang prosedur pencatatan barang juga penting untuk mengurangi kesalahan.
Mengoptimalkan Pengawasan
Pengawasan yang ketat dapat mengurangi risiko pencurian. Pasang kamera CCTV di area strategis, terutama di gudang dan area penjualan. Selain itu, lakukan audit stok secara berkala untuk mendeteksi ketidaksesuaian sejak dini. Dalam kasus shoplifting, penggunaan petugas keamanan dan teknologi seperti electronic article surveillance (EAS) dapat menjadi solusi.
Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Internal theft sering kali terkait dengan ketidakpuasan karyawan. Untuk mencegahnya, pastikan bahwa lingkungan kerja kondusif dan karyawan merasa dihargai. Berikan insentif yang sesuai dan jalankan program komunikasi terbuka untuk menangani keluhan mereka. Proses perekrutan yang ketat juga membantu memastikan bahwa Anda mempekerjakan individu yang jujur dan kompeten.
Mengelola Barang dengan Baik
Barang yang rusak atau kedaluwarsa dapat diminimalkan dengan mengelola stok secara efektif. Terapkan metode seperti First-In, First-Out (FIFO) untuk memastikan barang yang lebih lama disimpan digunakan atau dijual terlebih dahulu. Selain itu, pastikan bahwa barang disimpan sesuai dengan prosedur standar untuk mengurangi risiko kerusakan.
Menguatkan Proses Logistik
Untuk menghindari kesalahan pengiriman, pilih mitra logistik yang terpercaya dan gunakan teknologi pelacakan untuk memantau status pengiriman. Proses pengecekan ganda saat penerimaan dan pengiriman barang juga sangat penting untuk memastikan jumlah barang sesuai dengan dokumen yang tercatat.
Melibatkan Teknologi
Teknologi seperti barcode atau RFID (Radio Frequency Identification) dapat mempermudah pelacakan barang dari gudang hingga ke pelanggan. Dengan teknologi ini, setiap pergerakan barang dapat dimonitor, sehingga kemungkinan kesalahan atau kehilangan dapat diminimalkan.
Melakukan Pendidikan dan Pelatihan
Edukasi karyawan tentang pentingnya menjaga inventaris dan memahami prosedur kerja yang benar dapat membantu mengurangi shrinkage. Pelatihan rutin juga membantu mereka mengidentifikasi potensi masalah dan mengambil langkah pencegahan.
Evaluasi Berkala
Lakukan evaluasi berkala terhadap proses kerja, sistem manajemen inventaris, dan kebijakan keamanan. Identifikasi celah-celah yang mungkin menjadi penyebab shrinkage dan segera ambil tindakan korektif.
Dampak Positif Penanganan Shrinkage
Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, perusahaan dapat mengurangi kerugian finansial yang disebabkan oleh shrinkage.
Selain itu, manajemen stok yang lebih baik juga meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan kepuasan pelanggan karena barang selalu tersedia dalam kondisi yang baik.
Tidak kalah penting, perusahaan yang mampu mengatasi shrinkage menunjukkan profesionalisme dan kredibilitas yang lebih tinggi di mata mitra bisnis dan investor.
Kesimpulan
Shrinkage adalah masalah serius yang dapat menggerogoti keuntungan bisnis jika tidak ditangani dengan baik. Penyebab shrinkage meliputi kesalahan pencatatan, pencurian, perusakan barang, dan kesalahan pengiriman. Untuk mengatasinya, diperlukan pendekatan holistik yang mencakup penggunaan teknologi, pengawasan ketat, pelatihan karyawan, dan manajemen stok yang efektif. Dengan langkah-langkah ini, perusahaan tidak hanya dapat mencegah kerugian tetapi juga meningkatkan produktivitas dan daya saing di pasar.***
